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14年专注企业劳动用工问题

海宇说法丨10种人力成本及其发生原因、计量和优化方法
来源:
段海宇
浏览:
发布日期:
2020-07-24

一、什么是人力成本

人力成本是指组织为取得或重置人力资源而发生的成本,包括人力资源的取得成本和人力资源的重置成本。

我们都知道,人力既是资本也是成本,前者着眼于人力资源的开发和运营,宗旨是最大化地发挥人力资源的主动性、积极性和创造性,以最大化地为组织创造价值,后者着眼于人力资源的管理,宗旨是最大化地降低人力成本和增加企业的用工自主权。

从人力资本的角度,我们的服务主要是员工股权激励,从人力成本的角度,我们的服务主要是劳资法律风险防范。不过,这两个方面并不是截然分开的,因为股权激励中也需要注意劳资法律风险防范,而劳资法律风险防范也必然是融合在人力资源开发和运营中的,从来就没有为防范而防范的。

二、人力成本的构成

(一)从管理角度而言

从管理的角度,按照人力资源在组织的流动过程,对应人力资源管理的六大模块,可以将人力成本分成六个部分:

1、人力管理体系构建成本。是指企业设计、规划和改善人力资源管理体系所消耗的资源总和,包括设计和规划人员的工资、对外咨询费、资料费、培训费、差旅费等,它对应人力资源战略规划。

2、人力引进成本。是指企业从外部获得人力资源管理体系要求的人力资源所消耗的资源总和,包括人员的招聘费用(广告费、设摊费、面试费、资料费、中介费等)、选拔费用(面谈、测试、体检等)、录用及安置费(录取手续非及调动补偿费等),它对应人力资源招聘和配置。

3、人力培训成本。是指企业对员工进行培训所消耗的资源总和,以达到人力资源管理体系所要求的标准(如工作岗位要求、工作技能要求等),包括员工上岗教育费用、岗位培训及脱产学习费用等,它对应人力资源培训和开发。

4、人力评价成本。指企业根据人力资源管理体系要求对所使用的人力资源进行考核和评估所消耗的资源总和,包括考核和评估人员工资、对外咨询费、其他考核和评估费用等,它对应人力资源绩效管理。

5、人力保持成本。指企业支付给人力资源的薪酬福利待遇和根据人力资源管理体系要求对所使用的人力资源提供后勤服务消耗的资源总和,包括薪酬福利、交通费、办证费、文具费、医疗费、办公费用、保险费等,它对应人力资源薪酬管理。

6、人力谴散成本。指企业根据人力资源管理体系要求对不合格的人力资源进行谴散所消耗的资源总和,包括终止或解除劳动合同时支付的经济补偿或者赔偿金、诉讼费、谴散造成损失费等,它对应人力资源离职管理。

(二)从人力成本会计的角度而言

从人力成本会计角度而言,人力成本可以分为直接成本和间接成本;有效成本、低效成本和无效成本等。

1、直接成本

直接成本:是指企业付出并且员工直接获得的收益,包括工资、奖金、加班费、分红、职务津贴、经济补偿等。

2、间接成本:是指企业付出但员工未必能够直接获得的收益,包括用人单位承担的那部分社会保险费、住房公积金、通信与交通补贴(虽然直接未支付给员工但实际支付了通讯提供商和交通运输公司等)、招聘费用、培训费用等。

3、无效成本和低效成本

无效成本和低效成本:是指不能为企业的产品或服务带来增值或者带来的增值相对较低的人力成本,一般包括:

第一,不需要的职能、工作岗位或流程所消耗的成本。例如因为没有在劳动合同、入职登记表等书面文件留下员工的送达地址并让员工签名确认,为了送达解除劳动合同通知书而花费的登报费等。

第二,需要但工作量不饱和的富余人员消耗的成本;成本投入大于绩效产出的人员例如:一个每天只需工作三四个小时的清洁工,如果需要标准工时的用工模式,显然比使用非全日制日用工模式支付的成本高

第三,遣散费用、工伤赔偿费用;劳动部门的罚款、非法终止或解除劳动合同支付的赔偿金等违法成本。

任何企业不可能消灭无效成本,只能最大限度地减少或控制

4、有效成本:是指与无效成本相对立的人力成本。

三、人力成本发生

有效成本是必要的,这里主要讲低效成本和无效成本是如何发生的。因为只有知道它们的发生原因,才能对症下药,找到降低它们的措施。

从直观上看,它们是用工事故导致的,但是用工事故仅仅是果,我们还得探究它们产生的原因,这就涉及人力成本风险的构成。

(一)企业人力资源法律风险构成要素

企业人力资源法律风险的基本要素由用工风险因素、用工风险事故和用工现实损害构成。

1、用工风险因素

用工风险因素是指引起或增加用工风险事故发生的机会或扩大损失幅度的原因和条件。它是用工风险事故发生的潜在原因,是造成用人单位用工现实损失的内在的或间接的原因。

构成用工风险因素的条件越多,发生用工现实损失的可能性就越大,用工现实损失就会越严重。用工风险因素不仅仅限于用人单位违反劳动法律法规,还包括企业文化、员工职业素养、工作技能等非物资形态的因素等,甚至包括用人单位怠于行使权利。

除了企业内部人力资源管理之外,还包括就业市场环境、劳动法律政策等外部因素。

用工风险因素根据不同的标准有不同的分类,如内部用工法律风险和外部用工法律风险,前者是指可以通过企业行为调整实现法律风险的改变的用工风险因素,例如为了避免支付未签订劳动合同的双倍工资,企业在用工之日起一个月内与员工签订劳动合同等,因此,未在用工之日起一个月内与员工签订劳动合同就是内部用工风险因素。反之,当通过调整自身行为无法实现对法律风险的改变时,或者是企业行为不能根据企业自身意志调整时的用工风险因素就是外部用工风险因素。

这里我们将用工风险分为有形用工风险因素和无形用工风险因素两类。

第一、有形用工风险因素

有形用工风险因素是指导致用工现实损失发生的物质方面的因素。比如特种生产设备、危险化学品运输工具和动力管线、劳动防护用品、危险化学品生产、储存装置、劳动合同履行地等。

例如:劳动合同履行地在河道边要比山上因洪灾造成的工伤事故的可能性大;木质结构的厂房要比水泥结构的厂房发生火灾的可能性大;从事机动车营运的物流运行单位要比其他单位发生交通事故的可能性大;使用质量合格的劳动防护用品进行生产比不使用或使用的劳动防护用品质量不合格发生生产安全事故的可能性小。

第二、无形用工风险因素

无形用工风险因素包括用工道德风险因素、职业道德风险因素、用工行为风险因素和工作行为风险因素。

用工道德风险因素是指用人单位以不诚实、不良企图或欺诈行为故意促使用工风险事故发生或扩大已发生的风险事故所造成的损失的因素,例如用人单位以虚假招聘广告招聘员工导致应聘者受到损害而被应聘者追究损害赔偿责任。

职业道德风险因素是指劳动者以不诚实、不良企图、欺诈行为故意促使用工风险事故发生,例如档案管理员利用工作便利将自己的劳动合同藏匿,然后要求单位支付未签订劳动合同的双倍工资

用工行为风险因素是指由于用人单位行为上的粗心大意和漠不关心,易于引发风险事故发生的机会和扩大损失程度的因素,例如用人单位未要求应聘者提供解除劳动合同通知书或者未予核实其真实性,导致被原单位要求承担连带赔偿责任

工作行为风险因素是指劳动者行为上的粗心大意和漠不关心,易于引发风险事故发生的机会和扩大损失程度的因素,例如建筑工人无视规章制度,高作业时不系安全带,导致高空坠落引发工伤事故。

除此之外,无形用工风险还包括企业文化、企业财务状况、外部营商环境等。例如2008年的金融危机导致外向型企业订单剧减,很多企业开工不足。在此之前有些企业虽然存在克扣工资等情况,但是因为加班费多,收入还是较高,因此员工很少维权,但是现在收入剧减后,员工纷纷以单位克扣工资为由解除劳动合同,要求补足加班费并支付解除劳动合同的经济补偿。

2用工风险事故

用工风险事故是劳动法等相关法律法规规定的、能够引起现实用工损害发生的现象。用工风险事故是现实用工损害发生的媒介,是造成现实用工损害的直接的或外在的原因,即用工风险因素只有通过用工风险事故的发生,才能导致现实用工损害。

它的一个主要特征是必须符合劳动法等法律规范逻辑结构中的假定部分。只有当这种假定在现实用工中出现,才有可能导致依据劳动法等法律规范规定的现实用工损害发生。例如员工在上下班途中,受到非本人主要责任的交通事故伤害,被认定为工伤,导致用人单位支付相应工伤保险待遇。交通事故就是这里所说的用工风险事故。

借鉴法律事实理论,用工风险事故分为用工风险行为和用工风险事件两种,前者是指劳动法等法律法规规定的可能导致现实用工损害的用人单位的用工行为或劳动者的工作行为,其主要特征是以用人单位或劳动者的意志为转移。后者是指劳动法等法律法规规定的可能导致现实用工损害的社会事件和自然事件,前者如金融危机、罢工等,后者如劳动者到达法定退休年龄、地震等自然灾害等,其主要特征是不以用人单位或劳动者的意志为转移。

3现实用工损失

所谓现实用工损失,是指对用人单位而言非故意的、非预期的和非计划的经济价值的减少。用工法律风险管理中的损失包括两方面的条件:第一,它不是用人单位故意的、预期的和计划的;第二,它是可以货币衡量的。二者缺一不可。

例如一个A企业招聘一个技术总监B,因为急需且B确实技术过硬,所以,没有要求B提供原单位C的解除/终止劳动合同证明,也没有审查B与C是否存在竞业限制协议。入职不到两个月,A被C起诉,声称B与C尚未解除劳动合同并且双方签订了两年的竞业限制协议,要求A与B承担连带赔偿5万元,并要求B继续履行竞业限制义务。最终法院判决A与B连带赔偿C单位5万元,其中A企业承担其中70%即3.5万元,B继续履行竞业限制义务。最后B也不得不离开A企业。这里,让我们举例分析一下:

急需技术总监、没有要求B提供原用人单位C的解除/终止劳动合同证明,也没有审查B与C是否存在竞业限制协议等属于风险因素;被C要求与B承担连带赔偿责任5万元就是风险事故;最终赔偿C单位3.5万元,B也不得不离开A企业就是本次风险事故所导致的现实损失。

(四)用工风险要素之间的关系

根据前面的分析,用工风险因素可能导致用工风险事故的发生,而用工风险事故的发生可能导致用工现实损失的出现。

(五)用工风险概率和用工风险的关系

这让笔者想起了2014年春节前后正在发生的这轮H7N9疫情。现在政府新发病例每日对全社会通报。民众因此而谈禽色变,家禽业生意一落千丈是可想而知的。因此,一些地方甚至全国性的家禽行业协会及企业纷纷向政府请求“停止实行H7N9的每例通报,避免对疫情超密度的报道”。官方当然予以严词拒绝了。2014年1月27日,国家卫计委人下发了《人感染H7N9禽流感疫情防控方案(第三版)》,规定:“国家卫生计生委每月定期公布全国人感染H7N9禽流感发病数和死亡数,各省级卫生计生行政部门及时发布本行政区域的个案信息。”目前,各省份每日公布确诊的H7N9新发病例,全国汇总之后再向WHO通报。相关信息在WHO官网上向全世界公开。

但是家禽行业及一些科普人士还不死心,竟然说:人感染H7N9禽流感是小概率事件,政府每例通报是过度公开,夸大了风险,令公众过度反应,损害家禽行业利益、破坏市场正常运转,不如隔一段时间汇总一次为好。

这听起来挺在理,但错在混淆了概率与风险的概念,误把概率低等同于风险小。

具体到人力资源法律风险管理,所谓用工风险概率是指一个用工风险事故发生的可能性的量度。风险事故发生的概率小,这在风险管理理论上叫做小概率事件。但是需要注意的是,概率低不等同于风险小。小概率事件是统计学概念。统计学家在做假设检验时有个基本信条:小概率事件不会发生。如果经计算得出小概率事件居然发生了,那原假设就被推翻;如果没有发生,那原假设成立。

这在统计学上确实是科学的,但是真理再往前跨一步就是谬误,如果有人把“小概率事件不会发生”的假设检验信条延伸到风险管理与决策上去,那就犯傻了。因为风险=概率×严重程度。例如虽然粉尘多的工厂发生尘肺病这种职业病的概率虽然还是很低,但员工一旦患上就会终生丧失劳动能力并且终生需要治疗,因此会给所在单位造成严重的损失,因此,企业就会买工伤保险甚至附加雇主责任险这样的商业保险。

 

四、人力成本计量

招聘模块中的数学公式

公司少不了招聘,但招聘中的一些成本,你知道吗?因为招聘一个新员工,稍不留神,许多“隐性成本”就会在不知不觉中流失。到底“招聘”贵吗?该怎样量化衡量“招聘”效果?下面就是几个衡量招聘成本的计算公式,如果我们招聘过来的人最终不符合录用条件或者不胜任工作,那这些就是我们HR给企业造成的损失:

1、内部招聘成本=(内部广告成本+内部推荐奖金+内部差旅成本+内部重新安置成本+内部招聘人员成本)/内部雇佣人数

2、外部招聘成本=(外部广告成本+外部代理成本+外部推荐奖金+外部差旅成本+外部招聘人员成本)/外部聘用人数

解释:通过这两个公式,可以对“内部提升”和“外部招聘”这两种招聘方式进行比较,清楚了解每个选择的各自成本,为招聘决策提供依据。

3、面试成本=(面试总成本+面试管理总成本)/面试应聘者总数量

注:面试总成本=每小时标准成本*每次面试时间*面试数量

面试管理总成本=每小时标准劳动成本*每次面试时间*面试数量

解释:面试是招聘中的重要环节,通过此公式可以把握平均每次面试所用的时间、人力及花费。

时间:

1、职位空缺填补时间=收到招聘申请的日期-聘任书接受的日期

2、新员工工作开始时间=收到招聘申请的日期-新聘用员工开始工作的日期

3、平均面试时间=用于面试的总时间/面试总人数

解释:时间是对招聘进行衡量的最直观的指标,类似的统计公式还有很多,HR可以根据自己的工作经验,选择你认为有意义的关键点进行记录,对整个招聘过程进行跟踪,及时把握招聘各环节的工作状况。

数量:

1、 发布职位聘用比率=雇佣人数/发布职位的数量

解释:这是一个很简单的数学公式,HR可以在此基础上演变出许多衍生公式,比如,面试数量/收到的申请数、雇用人数/收到的申请数、推荐人数/雇用人数等,通过这些公式对招聘人员筛选标准的有效性进行考核,避免在招聘过程中投入不恰当的时间与人力。

质量:

1、招聘质量=(新聘员工的平均工作表现分数+新聘员工中一年内被晋升的百分比+新聘员工中服务时间超过一年的百分比)/使用的参数数量

解释:每个公司衡量员工绩效表现的标准不同,所以HR在使用时可以根据公司的实际情况设置不同的参数,在与历史数据的比较中评估招聘质量。

薪酬模块中的数学公式

一个能起积极作用的薪酬福利体系,应该是在成本控制的范围内,吸引、挽留和激励员工共同实现组织价值。但怎样判定薪酬福利体系的好坏呢?以下几个评估薪资计划效果的衡量指标可以提供一些启示。

1、岗位评估参数=被评估和审定的岗位数量/系统中所有岗位的数量

解释:只有对岗位持续进行评定,才能对薪酬框架做出合理的调整。如果HR发现岗位评估参数得分很低的话,就需要警惕了,这是提醒你重视岗位评估与审定的信号。

2、 超过薪酬级别上限的员工=超过的员工数量/员工的平均数

解释:HR可以通过跟踪薪酬过高现象监督薪酬系统。如果存在太多例外,就表示薪酬系统不再履行其功能。

造成薪酬例外的原因很多,需要分类分析:比如组织中存在一批老化、停滞的员工群体;比如公司可能存在薪酬管理混乱,例如用钱解决人际关系等。

3、 全职员工平均薪酬=全部薪酬/全职员工的数量

解释:这一衡量指标可以按照管理人员和非管理人员分娄统计,作为薪酬制定的参考依据。

4、 员工平均营业收入=总营业收入/全职员工的数量

解释:这一指标综合了营业收入与成本,用于衡量每位全职员工所创造的收益和利润。

5、薪资费用百分比=支付的薪水总额/总运营成本

福利费用百分比=所有自员工承担的福利项目总成本总运营成本

解释:这两个公式可以体现作为运营成一部分的薪酬和福利成本的变化趋势,在与行业同娄企业的比较中,为管理层的决策提供有效数据。

6、总福利成本=福利部门员工人工成本+办公室、家具、设备等管理费用+处理与福利相关事务的成本+保险和养老费用、政府强制项目的付款等+付薪假期、节假日、病假、教育、娱乐等费用

解释:通过这个公式突破原有对“福利”的理解,HF可以从更大范围上理解“福利”这个概念,有效控制成本。

培训发展模块中的数学公式

许多企业对培训的效果深感怀疑:员工究竟学到了多少?员工能否有效地将培训内容应用于日常工作中?培训对企业的战略发展又起到什么作用?带着这些疑问,看看有哪些数学公式可以解决我们的疑惑。

l、培训成本参数=(顾问成本+培训设施租用+教材、纸笔等培训必需品+荣点+学员及培训员的差旅住宿成本+培训员的工资和福利+学员的工资和福利+培训部门的管理费用)/学员总数

解释:成本是个比较窨易衡量的参数,但在计算培训成本时,HR切记在计算直接成本时,别遗漏了培训中所涉及的间接成本。

2、每小时培训成本=培训总成本/总培训小时数

解释:相比统计每个学员的培训成本,每小时培训成本是更深入、更有价值的衡量指标。使用小时成本统计使得不同长度的培训标准化,可以方便互相比较。

3、知识改变=培训后的知识水平/培训前的知识水平

技能(行为)改变=培训后通过工作结果、人际关系的关键事件或其他可以观察到的现象所反映出来的技能)/培训前的技能水平

态度改变=培训后的态度/培训前的态度

绩效改变=培训后至少90天所给出的绩效评估分数或等级/在培训之前所给出的绩效评估分数或等级

解释:在衡量课程效果时,我们可以从以上四个角度对参加培训者进行一个全面评估,通过员工前后状况的比较,得出比较客观的结论。

员工关系模块中的数学公式

“员工关系”是一个比较抽象的词汇,HR很难摸透员工内心的真实想法。其实,员工的日常表现就可以凸显出一个企业的“员工关系”工作是否产生实际效果。使用以下几个数学公式,或许可以帮助HR理出一些头绪。

1、 缺勤率=因缺勤而损失的工作日/(平均员工人数*每位员工每月的工作日数)

解释:通过计算各部门的缺勤率,以便发现哪个部门的缺勤率相对更高。在此基础上统计缺勤所造成的时间损失与隐性成本。更重要的是,HR需要了解缺勤率较高不忙呢背后的真正原因。

2、人员离职比例=在考核期间总的离职人数/平均的员工人数

0-1年服务期员工自愿离职率=0-1年服务期的员工总离职人数/在这段时间内总的离职员工人数

10年及以上服务期员工自愿离职率=10年及以上服务期员工的总离职人数/在这殷时间内总的离职员工人数

现有员工平均服务期=总的雇佣年数/平均员工人数

离职员工平均服务期=离职员工总的雇佣年数/总的离职员工人数

解释:在这些数据基础上,HR需要思考员工离职的原固及寻找人事工作中存在的不足:比如招聘人员在招募合格员工的工作是否有效?工资或福利计划是否吸引在职员工?员工管理上存在哪些漏洞?……

2、 人员流失与业绩表现之间的关系

业绩水平上的离职比率=业绩水平上的离职人数/总的离职人数

每个业绩水平上的离职比率=每个业绩水平上的离职人数/在该业绩水平上的总人数

解释:通过这个公式可以得到平均离职人员的业绩水平值,同时还需要分析数据中所隐含的各种关系。组织在员工离职时需要收集离职原因的信息,通过分析制定改进措施。

  五、人力成本优化

(一)企业规章制度法律风险成本

根据本公众号前几篇关于规章制度的文章及其相关法律规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的,其法律风险及其成本大小如下表所示:

风险内容

风险等级

风险概率

优先处理等级

法律法规

法律责任

民事法律责任经济成本

三级

C级

《劳动合同法》第三十八、四十六、四十七条和《劳动合同法实施条例》第二十七条

1、民事法律责任:

用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以此为由解除劳动合同并要求支付经济补偿,经济补偿按劳动者在本单位工作的年限,每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的,按一年计算;不满六个月的,向劳动者支付半个月工资的经济补偿。劳动者月工资高于用人单位所在直辖市、设区的市级人民政府公布的本地区上年度职工月平均工资三倍的,向其支付经济补偿的标准按职工月平均工资三倍的数额支付,向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。其中月工资是指劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均应得工资,计时工资或者计件工资以及奖金、津贴和补贴等货币性收入

一级

A级

《劳动合同法》第四十八、八十七条

如果以没有通过民主程序通过和公示的规章制度处理员工的,或者以没有细化具体化的规章制度处理违纪员工的,可能被认定为违法。劳动者可以此为由解除劳动合同并要求支付经济补偿。如果以这样的规章制度解除或者终止劳动合同,将被认定为违法解除或者终止劳动合同,此时,员工可以要求恢复劳动关系或者支付赔偿金。

行政法律责任经济成本

三级

C级

《劳动合同法》第八十条

2、行政法律责任:

用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

   风险管理

   一、合法制定规章制度

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定,用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

2008年实施的《劳动合同法》第四条更明确规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,与工会或者职工代表协商确定。然后用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

由以上法律规定可以看出规章制度合法的要件如下:

(一)内容要合法

在实践中,不少用人单位认为自己处于强势地位,想怎么制定就怎么制定,以至制定的内部规章制度违反法律规定,例如:员工入职要交保证金押金,扣押劳动者身份证等等。但是,这样做,很可能违反法律规定,从而导致承担法律责任。

《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同并要求支付经济补偿。第八十条规定,用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

可见,用人单位制定的规章制度合法是避免承担法律后果的基础。

(二)内容要合理

除了合法性之外,还存在规章制度合理性的问题。例如《劳动合同法》规定员工如果严重违反用人单位的规章制度或者严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的,用人单位可以解除劳动合同且无须支付经济补偿。但法律并没有对什么是“严重违反用人单位的规章制度”和“重大损害”做出具体的规定,这些都需要用人单位在规章制度中做出明确、具体的规定。用人单位如果不予界定或界定不合理,界定权就交给仲裁机构或法院,用人单位将失去主动权,多一层败诉风险。

但是,用人单位如何把握好上述规定中的合理和不合理的“度”是一个难点,因为这是相对而言的。一般情况下,如果这个规章制度能被用人单位的大多数员工认同,那就是合理的,否则,这个规章规定就存在问题。除此之外,还要具体情况具体分析,例如某化工企业规定员工在车间抽烟的行为属于严重违纪,企业可以解除劳动合同,这是合理的,因为,众所周知化工企业一旦失火,将损失惨重。而某机械行业也这样规定则有悖于规章制度的合理性了。再如有的单位规定旷工一天予以解除劳动关系,这没有给员工一个改过的机会,缺乏合理性。

(三)制定程序要民主

规章制度对用人单位管理能否起到有效作用关键在于执行,如果规章制度在制定过程中让员工参与讨论,体现员工的意愿,得到员工的认可,就能更顺利地得到实施。根据《劳动合同法》第四条第款规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。这就要求用人单位规章制度制定的行为是一个民主表决和集体协商的行为,而不再是用人单位职能部门制定、高层管理表决的过程。

上述法律规定看,规章制度的制定、修改流程为:职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定。但是,法律并没有规定,提出方案和意见的主体是劳动者还是用人单位,更没有规定在用人单位和劳动者发生争议时应当如何处理,例如发生争议时是用人单位和劳动者共同决定还是用人单位单方面决定,即“单决”还是“共决”至今没有全国统一规定一种观点认为:用人单位在制定涉及到职工切身利益的规章制度或重大事项时应当与职工进行协商,并在协商一致的基础上共同确定,此即所谓“共决权”,即用人单位与职工双方共同决定,否则,在如今劳动者法律意识淡薄、维权能力不足,加上工会不具有独立性的情况下,必然导致民主程序沦为形式。另一种观点则认为:用人单位在制定涉及到职工切身利益的规章制度或重大事项应重在“协商”,以便充分体现用人单位在行使其经营自主权时能够尊重职工的劳动权。如果劳资双方经过了协商仍无法就前述规章制度或重大事项达成一致,则由用人单位行使决定权,即所谓“单决权”,由用人单位单方决定。

在司法实践中,多数地区的法院指导意见均倾向于“单决权”,例如《江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件的指导意见》第十八条规定“用人单位在《劳动合同法》实施后制定、修改规章制度,经法定民主程序与工会或职工代表协商,但未达成一致意见,若该规章制度的内容不违反法律、行政法规的规定、不存在明显不合理的情形,且已向职工公示或者告知的,可以作为处理劳动争议的依据。”又如深圳中级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的指导意见》第79条:“《劳动合同法》第四条第二款规定的“平等协商确定”主要是指程序上的要求,如果平等协商无法达成一致,最后决定权在用人单位。”

(四)制定之后要向员工公示

1、公示的重要性

规章制度是否向劳动者公示可直接决定用人单位在劳动争议案件中的胜败,按照最高人民法院司法解释及劳动合同法的规定,规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示,用人单位也往往无法提供已经公示的证据,很多用人单位本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里,员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件,但是员工称不知道有这个制度,公司也无法证明曾向员工公示的证据,最终导致案件败诉。

2、公示方法

⑴员工手册发放法:用人单位可以制作一份《规章制度学习书》,放在《员工手册》最后一页,一式两份,公司一份,员工一份。《规章制度学习书》内容如下:“本人确认已阅读了由×年×月×日起生效的公司《员工手册》,清楚了解了手册的全部内容,并同意接受此手册的全部内容”,让员工签上本人姓名和日期。

⑵内部培训法:用人单位可以通过内部培训的方法向员工公示规章制度,但是注意一定要将包括培训时间、地点、参会人员、培训内容的签到表让与会人员签到。

⑶劳动合同约定法:用人单位可以将规章制度作为劳动合同的附件,并在劳动合同中约定“下列规章制度作为合同的附件,与劳动合同具有同等法律效用,乙方(员工)知悉并认可下列制度。但是这种做将导致合同很厚。

⑷考试法:开卷或闭卷都可以,但是必须内容齐全,涉及劳动者切身利益的规章制度都应当涉及,必须是书面考试并得到劳动者的签名。

⑸传阅法。公司将制定好的规章制度每个部门发一份,并要求每名员工阅读后签名确认,表示知悉并认可该份制度,公司人力资源部收回有员工签名的原件作为公示的证据保留。

⑹入职登记表声明法。例如在《入职登记表》中注明如下内容并让员工签名确认“本人已经阅读单位的招聘管理、入职管理、培训管理、考勤制度、绩效考核规定、薪酬管理、员工关系等与本人切实利益相关的所有规章制度,并已准确理解其含义,本人认可并接受这些规章制度的管理,认真履行公司对岗位人员所规定的责任和义务。”

⑺会议宣传法:用人单位通过召开会议向员工介绍规章制度,并设计一份《与会人员签到表》,做好会议纪要,把会议的主题、时间、地点、与会人员、会议内容等详细记录。 

用人单位在公示规章制度时,要尽量避免如下举证困难的公示方法:网站公布、电子邮件告知、公告栏、宣传栏张贴。

   二、细化、具体化规章制度

    根据前面的分析,规章制度必须细化、具体化,人力资源法律风险管理中,常见需要细化和具体化的规章制度包括:录用条件、严重违反用人单位的规章制度的情形和认定标准、严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的情形和认定标准等。

   三、留存制作过程的证据

根据前述规定,规章制度必须符合民主程序制定”“公示等条件。否则,将可能导致这些规章制度不能作为处理劳动争议的依据而导致对劳动者的处理决定被认定为非法。

因此用人单位应特别注意收集和妥善保留制定、修改、决定规章制度或者重大事项时,已依法经过职工代表大会或者全体职工讨论、提出方案和意见,且已经与工会或者职工代表平等协商确定的证据材料,包括用人单位动议制定、修改、决定规章制度或者重大事项的证据、通知职工代表大会或者全体职工参加讨论的证据、讨论会议的会议记录、职工代表大会或者全体职工提出的方案和意见以及用人单位对这些方案和意见的处理的证据、与工会或者职工代表平等协商的过程的证据以及已将这类规章制度和决定公示或者告知劳动者的证据。

上述证据的制作、收集,均须注意应有职工代表大会或者全体职工、工会、职工代表的签章确认,并可以视听资料的形式固定,并妥为保存。



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